会議の議事録を書く際の悩みとは？
会議の議事録を書くことに悩んでいるあなた。
「何を書けばいいのか分からない」「議事録がいつも不十分で、後から困る」といった不安を抱えているのではないでしょうか。
特に初心者の方にとって、会議の内容を正確に記録するのは大きなハードルです。
議事録は、会議の内容を後から振り返るための重要なドキュメントですので、しっかりとしたものを書きたいと思うのも当然です。
では、具体的にどのように書けば良いのか、一緒に考えてみましょう。
議事録の目的と必要性
まず、議事録を書く目的を理解することが重要です。
議事録は、会議での決定事項や議論の内容を記録するためのものです。
それにより、参加者が情報を共有し、次回の会議に向けての準備ができるようになります。
具体的には、以下のような目的があります。
- 会議の内容を正確に記録する
- 参加者が理解した内容を確認する
- 次回の会議の参考にする
- 責任者や期限を明確にする
これらの目的を踏まえると、議事録は単なる記録ではなく、業務の進行に欠かせない重要なツールであることがわかります。
議事録を書く際の基本的な流れ
では、具体的にどのように議事録を書くか、その流れを見ていきましょう。
1. 会議の準備をする
会議の前に、アジェンダ（議題）を確認し、必要な資料を用意しておくことが大切です。
アジェンダをもとに、どのようなポイントを記録すべきかを考えることで、スムーズに議事録を書き始めることができます。
2. 会議中にメモを取る
会議中は、発言内容や決定事項をリアルタイムでメモしていきます。
重要なポイントや意見をしっかりと記録しておくことで、後での議事録作成が楽になります。
メモを取る際は、発言者の名前や発言内容、決定事項、次のアクションについても忘れずに記載してください。
3. 議事録を整理する
会議が終わったら、メモをもとに議事録を整理します。
発言内容を整理し、誰が何を言ったか、どのような決定がなされたのかを明確にします。
この際、議事録のフォーマットを決めておくと、整然としたものが作成しやすくなります。
4. 議事録を配布する
整理した議事録は、参加者に配布します。
できるだけ早く配布することで、参加者が会議の内容を思い出しやすくなります。
また、配布後にフィードバックをもらうことで、次回の議事録作成に活かすことができます。
初心者が気を付けるべきポイント
議事録を書く際に、初心者が特に気を付けるべきポイントについてお話しします。
1. 明確さと簡潔さ
議事録は、誰が見ても理解できるようにする必要があります。
専門用語や略語は避け、簡潔に書くことを心がけましょう。
2. 客観的な記述
自分の主観や感情を入れず、客観的に記述することが大切です。
発言内容はそのまま記録し、解釈を加えないようにしましょう。
3. 重要な情報を逃さない
会議中に重要な決定やアクションがあった場合、それをしっかりと記録することが重要です。
特に次のステップや責任者については、必ず明記しておきましょう。
実際の議事録フォーマット例
ここで、実際の議事録フォーマットの一例を紹介します。
1. タイトル
会議名と日付を記載します。
例: 「〇〇プロジェクト会議 議事録（2023年10月1日）」
2. 参加者
参加者の名前をリスト形式で記載します。
例:
- 山田太郎
- 佐藤花子
- 鈴木次郎
3. 議題
アジェンダを簡潔に記載します。
例:
- プロジェクトの進捗状況
- 次のステップの確認
4. 議事内容
各議題ごとに、発言内容や決定事項を記載します。
例:
「プロジェクトの進捗状況について、山田さんが現在の進捗を報告。次のステップについては、佐藤さんがリーダーとなることを決定。」
5. 次回会議の日程
次回の会議日程を記載します。
例: 「次回会議は2023年10月15日、同じく10時から開催予定。」
このように、フォーマットを整えることで、見やすく、情報が整理された議事録を作成することができます。
まとめ
議事録は、会議の重要な記録です。
初心者でもしっかりとした議事録を書くためには、目的を理解し、基本的な流れを押さえることが大切です。
明確さや客観性を意識しながら、実際に書いてみることで、徐々にスキルを向上させることができるでしょう。
ぜひ、今回のポイントを参考にして、効果的な議事録作成に挑戦してみてください。