新社会人が知っておくべき議事録の書き方基本とは？

議事録を書く際の基本的なポイントとは？

議事録を書くことに苦手意識を持っているあなた、実は多くの新社会人が同じ悩みを抱えています。会議の内容をしっかりと記録しなければならないのに、どこから手をつければいいのか分からないという声も聞こえてきます。特に新社会人としての初めての会議では、緊張も相まってうまくいかないことも多いですよね。

議事録は、会議の内容を後から振り返るための重要な資料です。あなたが会議に参加する理由や目的を理解し、必要な情報を正確に記録することが求められます。そこで、議事録の基本的な書き方や注意点を詳しく見ていきましょう。

議事録を書く際の基本的な流れ

1. 会議の前に準備すること

議事録を書くためには、まず会議前の準備が重要です。あなたが書くべき内容を事前に把握しておくことで、スムーズに記録を進めることができます。以下のポイントを確認しておきましょう。

• 会議の目的や議題を把握する
• 参加者のリストを用意する
• 必要な資料を事前に確認する

これらの準備を行うことで、会議中に焦らずに済みます。

2. 会議中の記録方法

会議中は、発言内容をしっかりと記録することが求められます。ここでは、効率的な記録方法をいくつかご紹介します。

• 発言者の名前と発言内容を明確に記録する
• 重要なポイントや決定事項は特に強調する
• 時間や進行状況も記録する

このように記録を取ることで、後で読み返したときにわかりやすくなります。

3. 議事録の構成と書き方

議事録を書く際には、構成も大切です。基本的な構成を以下に示します。

• 会議のタイトル
• 日時と場所
• 参加者のリスト
• 議題ごとの内容
• 決定事項やアクションプラン

この構成を守ることで、誰が見ても理解しやすい議事録が作成できます。

議事録を書く際の注意点

1. 正確性を重視する

議事録は、正確に記録されることが最も重要です。あなたが記録した内容が誤っていると、後で混乱を招くことになります。特に発言内容や決定事項は、言い間違いや誤解がないように注意しましょう。

2. 中立的な立場を保つ

議事録はあくまで客観的な記録です。あなたの主観や意見は入れず、発言者の言葉をそのまま記録することが大切です。これにより、誰が何を言ったのかが明確になります。

3. 期限内に配布する

議事録は、会議終了後できるだけ早く配布することが求められます。会議の内容が鮮明なうちに記録をまとめ、参加者に共有することで、情報の共有がスムーズに行えます。

議事録作成に役立つツール

最近では、議事録作成に役立つさまざまなツールがあります。あなたが使いやすいものを選ぶことで、作業効率が向上します。

• Google ドキュメント：リアルタイムで共同編集が可能
• Notion：議事録の整理がしやすい
• Evernote：メモと議事録を一元管理できる

これらのツールを活用すれば、あなたの議事録作成がよりスムーズに進むでしょう。

まとめ

議事録の書き方にはいくつかの基本があり、準備から記録、構成までの流れを理解することが大切です。正確性や中立性を保ちながら、効率的に議事録を作成することで、あなたの仕事の質も向上します。新社会人としての一歩を踏み出すために、ぜひこの基本を身につけてください。あなたの議事録作成がスムーズに進むことを願っています。